LWL-weite Themen
- Die Evaluation der Rückmeldungen zu abgeleiteten Maßnahmen und die Ergebnisse aus der MAB 2023 haben gezeigt, dass das Thema Belastungen für die Beschäftigten im LWL eine besondere Relevanz hat. Daher wurde im April 2024 die MAB-Themenwoche „Belastungen“ durchgeführt, an welcher eine Teilnahme aller Mitarbeitenden möglich war. Ziel der Themenwoche war die Förderung des übergreifenden Austauschs zum Thema „Belastungen“ in verschiedenen Formaten. Die Gewinnung neuer Erkenntnisse sowie die Weitergabe von Impulsen zum Umgang und zur Prävention von Belastungen standen hierbei im Fokus.
- Auch in den Rückmeldungen zur Beteiligung und Mitbestimmung konnte der Wunsch und das Potenzial zur Verbesserung der Mitwirkungsmöglichkeiten herausgelesen werden, welches wiederum auf übergreifender Ebene als wichtiger Impuls zu einem weiteren Ausbau des Innovationsmanagments beigetragen hat.
Weitere übergeordnete Maßnahmen zu LWL-weiten Themen sind aktuell in der Bearbeitung.
Arbeitszufriedenheit
- Eine Intensivierung von Teambildungsmaßnahmen soll zu einer gesteigerten Arbeitszufriedenheit führen. Ziel ist es, für die Beschäftigten interessante Formate zu schaffen, wie z.B. Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge. Hierbei steht die konzeptionelle Weiterentwicklung im Fokus.
- Einführung von "Exit-Interviews" zur systematischen Erfassung von Austrittsgründen: Im Rahmen des Offboardings führt die Personalentwicklung zukünftig strukturierte Austrittsgespräche ("Exit-Interviews") mit austretenden Beschäftigten durch. In diesen Gesprächen werden Austrittsgründe erfragt und das Erleben der Beschäftigung mit positiven wie negativen Aspekten reflektiert. Die Erkenntnisse der Exit-Interviews können dann für gezielte Maßnahmen zur Personalbindung genutzt werden.
Beteiligung und Mitbestimmung
- Einmal monatlich wird eine digitale, thematisch orientierte, ca. 1-stündige Inforunde für alle Mitarbeiter:innen angeboten.
- Schaffung eines Verständnisses für die Strategien und Ziele des Dezernats durch einen gezielteren Transport der Dezernatsvision und Übersetzung für die eigene Organisation.
- Stärkere Einbeziehung der Beschäftigten in die Entscheidungsfindung: Bei der Einführung neuer Verfahren oder Prozesse werden verschiedene Personen einbezogen.
- Durch die Überarbeitung und Verbesserung von Struktur, Inhalt und Zeitmanagement der regelmäßigen Austauschformate sollen die Mitarbeitenden in übergeordete Entscheidungen, die ihren eigenen Arbeitsbereich betreffen, besser einbezogen werden. Aus den Austauschterminen sollen sich klar formulierte und allen bekanntgemachte Konsequenzen für das weitere Handeln ergeben.
- Informationen und Gesprächsangebote für Beschäftigte werden intensiviert: Angebot von halbjährig stattfindenden Gruppengesprächen zwischen der Direktion und Beschäftigten verschiedener Arbeitsbereiche. Angebot an alle Mitarbeitenden eines definierten Arbeitsbereichs im Freizeitbereich der Klinik unter dem Motto "Was mich immer schon störte, was ich immer schon mal loswerden wollte".
- Einführung einer digitalen "Ideen-Box": Im Intranet wurde eine Ideen-Box eingerichtet. Hier können mittels Onlineformular Ideen, Verbesserungspotentiale oder Lösungsvorschläge anonym eingebracht werden.
Belastungen
- Die Personalstruktur wird angepasst, um die Arbeitsbelastung zu verringern. Dies geschieht durch die kontinuierliche Besetzung von offenen Stellen, die Etablierung einer eigenen Rechenstelle, die Etablierung eines Fallmanagements in der Laufbahngruppe 1 und das Einführen einer weiteren Gruppe inklusive eigener Gruppenleitung. Auch können die Mitarbeitenden durch das Einstellen neuer FSJ-Leistender entlastet werden.
- Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden wird optimiert, indem die bestehende Einarbeitungscheckliste weiterentwickelt wird. Weiter werden Workshops zu den Hauptaufgaben des Sachbereichs durch die Führungskraft durchgeführt. Für das tägliche Geschäft werden die einzuarbeitenden Mitarbeitenden zu Vertretungsteams zugeordnet.
- Ebenfalls soll eine Bearbeitung der Standards und Verfahren die Belastungen verringern. Dies umfasst eine Veraschlankung der Bearbeitungsprozesse und den Aufbau einer Dokumentensteuerung. Darüber hinaus wird eine arbeitserleichternde Software zur Wissenssicherung implementiert. Die Führungskräfte sollen dahingehend auch noch eine Fortbildung erhalten.
Bindung zum LWL
- Angemessene Würdigung von Anlässen wie Dienstjubiläen, Events usw.: Es wurde in einem bestimmten Bereich zusätzlich ein 10-jähriges Dienstjubiläum eingeführt. Es finden jährliche Mitarbeitendenfeste statt und es wurden in der Coronazeit zu Weihnachten bzw. Neujahr zusätzlich Einkaufsgutscheine verteilt aufgrund der überdurchschnittlichen Belastung.
- Einführung eines Geburtstagsschreibens für alle runden Geburtstage im Dezernat.
- Einführung von Thementalks für einen niedrigschwelligen und abteilungs-/dezernatsübergreifenden Austausch, zur Einbindung der Beschäftigten in Entscheidungsfindungsprozesse.
- Regelmäßige offene Sprechstunden für alle Beschäftigten sollen ermöglichen auf ein Abfallen der Zufriedenheit rechtzeitig reagieren zu können.
- Eine Überarbeitung und Aktualisierung des Onbaording-Konzepts soll zu einer stärkeren Bindung von neuen Beschäftigten führen.
- Eine erhöhte Wertschätzung der Mitarbeitenden durch schnellere Abläufe, Organisation und Bearbeitung der Personal- und Organisationsangelegenheiten soll zu einer gesteigerten Bindung beitragen. Hierfür sollen automatisierte Verfahren (schnelle Bearbeitungszeiten, weniger Fehler etc.), eine Beschleunigung der Stellenausschreibungen und Stellenbewertungen sowie eine Einführung eines Fristenkatalogs genutzt werden.
Digitalisierung
- Durch die zusätzliche Beschaffung von Headsets und Kameras sollen die Arbeitsplätze so ausgestattet sein, dass sie den aktuellen digitalen Anforderungen gerecht werden.
- Es soll erweiterte Fortbildungsangebote zur Ausweitung der digitalen Kompetenzen der Mitarbeitenden geben.
- Schaffung eines Intranet- und Bibliotheksrecherchearbeitsplatzes für Kulturvermittler:innen und Saisonkräfte.
Entwicklungsmöglichkeiten
- Zur Transparenz über mögliche Veränderungs- und Karrieremöglichkeiten werden Entwicklungsmöglichkeiten an konkreten Beispielen verdeutlicht.
- Mitarbeitende sollen aktiv auf offene Stellen aufmerksam gemacht werden.
- Es besteht das Angebot an der Potenzialanalyse Führung teilzunehmen.
Erlebte Fairness
- Einrichtung eines Huddle Boards: Hierüber werden Aufgaben visualisiert, um die Verbindlichkeit der Aufgabenwahrnehmung zu steigern. Dafür soll das Board präsent für alle Mitarbeitenden plaziert sein (z.B. im Stationszimmer). Darüber hinaus kann dieses auch für tagesaktuelle Themen genutzt werden.
- Führungskräfte sollen eine Fortbildung erhalten, um im Umgang mit unterschiedlichen Leistungsniveaus im Team geschult zu werden.
- Für individuelle Fälle mit strukturellen Benachteiligungen werden Lösungen gefunden, die dann wiederum auf die allgemeine Struktur übertragen werden können.
Führungsverhalten
- In regelmäßigen Einzelgesprächen, zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitenden, sollen Abstimmungen über Aufgaben, Zufriedenheit, Belastungen und Veränderungsmöglichkeiten erfolgen und zu einer besseren Rückmeldung über die erbrachten Leistungen führen.
- Beonderes Engagement von Mitarbeitenden soll von den Führungskräften angemessen gewürdigt werden. Dies kann z.B. in Form von Lob aber auch kleineren Anerkennungen erfolgen.
- Die Feedbackkultur im Allgemeinen soll durch die Bereitstellung von Feedback-Tools und Entwicklung von Feedback-Leitlinien verbessert werden.
- Es wurde in Zusammenarbeit mit einer externen Moderation eine Analyse der Arbeits- und Führungskultur durchgeführt. Daraus wurden konkrete Maßnahmen für die weitere Zusammenarbeit abgeleitet.
Handlungsspielraum
- Die Einrichtung spezifischer Rahmenbedingungen können Störungen bei besonders konzentrationsbedürftigen Aufgaben vermeiden: Zum Beispiel werden die Telefone in dieser Zeit auf andere Mitarbeitende umgestellt oder es werden spezielle Rückzugsorte dafür geschaffen. Gleichzeitig können die Telefone auch mit Anrufbeantwortern ausgestattet werden. Die Einrichtung von Sprechstundenzeiten konnte bereits positiv dazu beitragen, konzentrierte Arbeitszeiträume zu schaffen. Gleichzeitig wird auch das Home-Office von vielen Mitarbeitenden für diese konzentrationsintensiven Tätigkeiten aktiv genutzt.
- Das Einrichten eines Stationssekretariates sorgt im Klinik-Alltag für Entlastung. Auch werden Stationstelefone vom Management in der Zeit der Versorgung übernommen, sodass die entsprechenden Kolleg:innen währenddessen störungsfrei arbeiten können.
Hierarchieerleben
- Die Ausweitung von Entscheidungskompetenzen auf untere Führungsebenen hat neben dem positiven Effekt auf das Hierarchieerleben ebenso einen positiven Einfluss auf die flexible Handlungsfähigkeit bei neuen Herausforderungen.
- Mitarbeitende werden durch verschiedene Beteiligungsmöglichkeiten in Entscheidungen eingebunden. Hierzu gehören beispielsweise die Implementierung eines Wissensmanagements oder die Mitarbeit in internen Arbeitsgruppen.
Interne Kommunikation
- Durch die Nutzung von Meistertask als Steuerungsboard für die Ziele soll eine Verbesserung der internen Kommunikation erreicht werden.
- Eine Verbesserung der internen Kommunikation soll durch regelmäßigere Austauschformate erfolgen. Hier erfolgen die Sachbereichsbesprechungen zukünftig in einem kürzeren Zyklus und die Informationen der Abteilungsbesprechungen werden direkt an die Mitarbeitenden weitergeleitet.
- Ein weiterer Sachbereich bietet Möglichkeiten zu Hospiationen in anderen Sachbereichen an. Dies soll den Austausch zwischen diesen fördern und den Zugang zu Informationen, die für die tägliche Arbeit benötigt werden, erleichtern.
- Die interne Kommunikation soll durch einen einfachen Zugriff auf alle benötigen Informationen verbessert werden. Hierzu wird ein Wissensmanagement implementiert. Notwendige Schritte sind der Aufbau der Plattform, die Definition einer Ablagestruktur, das Sammeln, Prüfen, Zusammenfassen und Ablegen von Inhalten.
- Um den Mitarbeitenden auf dem Gelände (Service-Kräfte, Vorführer:innen, Vermittler:innen) zu erleichtern Wünsche, Vorschläge und Auffälligkeiten vorzubringen, wird ein schriftliches Meldewesen eingeführt und erprobt.
Leistung und Entlohnung
- Im MAG (Mitarbeitendengespräch) wird über Tätigkeiten, Fähigkeiten und auch die persönliche Weiterentwicklung gesprochen, die zu Veränderungen bei Stellenvakanzen führen könnten.
- Die gesamten Tätigkeiten innerhalb eines Referates wurden noch einmal genau betrachtet und nach Wertigkeit auf die verschiedenen Entgeltstufen verteilt.
- Entwicklung eines Projektes in welchem ermittelt wird welche Aufgabenfelder für Nachwuchskräfte geeignet sind. Dadurch wird die Verantwortungsübernahme gestärkt und gleichzeitig werden die Hierarchieebenen flacher.
Vereinbarkeit Beruf und Privatleben
- Es wurden verschiedene Modelle zum Abbau von Überstunden aufgezeigt. Die Motivation der Mitarbeitenden zum Abbau der Überstunden wurde erhöht, indem die Höchstgrenze von Überstunden reduziert wurde. Dieses Vorhaben wird durch individuelle Vertretungsszenarien unterstützt, sodass weniger Überstunden aufgebaut werden.
- Es wurde die Möglichkeit zur Arbeit im Home-Office sowie die Inanspruchnahme von flexiblen Arbeitszeiten eingerichtet.
Verbundenheit zum eigenen Arbeitsbereich
- Überarbeitung des Onboarding-Prozesses: Verbesserung der Willkommenskultur für neue Kolleg:innen durch die Einführung einer persönlichen Begrüßung, mindestens durch die Referatsleitung.
- Newsblogartikel im abteilungsinternen Intranet: Hier wird über die Arbeit von einzelnen Mitarbeitenden oder Teams berichtet. Fotos zu dem jeweiligen Artikel verringern die Anonymität unter den Mitarbeitenden.
- Besonderes Engagement von Mitarbeitenden oder Gruppen wird durch die Verleihung eines Abteilungs-Oskars gewürdigt. Die Vorschläge stammen von den Mitarbeitenden der Abteilung selbst. Diese Verleihung wird wiederum im Newsblogartikel präsentiert.
Zielklarheit in der Arbeit
- Einführung eines einheitlichen Projektmanagements: In mehreren Workshop-Terminen wurde eine einheitliche Projektstruktur erarbeitet: Auftraggeber, Projektleitung, Team, Ziele, Meilensteine, Zeitplan, Ressourcenmanagement, Projektbesprechung mit einheitlicher Protokollierung. Einführung eines Projektsteuerungsgremiums, das für alle Referate und Sachbereiche die Ressourcen für neue Projekte freigeben muss. Innerhalb der Projektarbeit wird hierarchiefrei gearbeitet, das heißt, alle relevanten Personen werden an Entscheidungen beteiligt.
- Priorisierung der Aufgaben zur Steigerung der Effizienz auf Basis von monatlichen Auswertungen von Sachständen.
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Entwicklung eines On-Boardingkonzeptes in der LWL-Kulturabteilung
Im Anschluss an die MAB 2020 wurde in der LWL-Kulturabteilung ein neues Onboardingkonzept für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender entwickelt. Dazu wurde zunächst ein interner Workshop der kompletten Kulturabteilung organisiert. Dabei wurden Fokusthemen erarbeitet, die im weiteren Verlauf in kleineren Teams eigenständig fortgeführt und in der LWL-Kulturabteilung etabliert werden sollten. Das Thema "Onboarding" war eins davon. Ein Dreierteam nahm sich dieser Thematik zur Ausarbeitung eines Konzeptes an.
Strategische Gestaltung: Die Mitarbeitenden hatten bei der Entwicklung eines Onboardingkonzepts totale Freiheit und wurden von dem Referatsleiter bei Bedarf unterstützt. Es gab drei Check-in Termine mit der Referatsleitung, bei denen die Zwischenstände sowie am Ende das finale Konzept vorgestellt wurde, bevor alles in einem nächsten Schritt der gesamten Referatsleitung vorgestellt wurde. Operativ hat sich das Dreierteam in einem Zeitraum von knapp drei Monaten immer wöchentlich zu einem kompakten Update-Meeting getroffen und hat dabei die nächsten Schritte und Arbeitspakete verteilt. Als Ergebnis lag eine Power Point und ein One Paper vor, was das finale Onboardingkonzept darstellte.
Hier zwei Vorlagen, die in diesem Prozess entstanden sind:
Einführung eines Newsletters beim LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb
Der LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb nahm sich nach der MAB 2020 als Ziel vor, die interne Kommunikation zu verbessern. Dazu wurden zwei Maßnahmen eingeführt: Ein Newsletter der Betriebsleitung und eine Email-Adresse für Verbesserungsvorschläge.
Veränderungsprozess in den Einrichtungen in Marsberg
In Marsberg etablierte der dortige Lenkungskreis umfassende, strukturelle Maßnahmen für den Umgang mit den Befragungsergebnissen. Es wurden viele Austauschmöglichkeiten durch Workshops und Open Space Veranstaltungen geschaffen.
Durchführung eines Workshops im Sachbereich 310 Kinder- und Jugendförderungen
Wie kann man gemeinsam am besten aus den Ergebnissen der MAB geeignete Maßnahmen für den eigenen Bereich entwickeln?
Wer sollte beteiligt werden und wie können wir nochmal aus aktueller Perspektive auf die Themenbereiche schauen?
Im Sachbereich 310 Kinder und Jugendförderungen wurde ein Workshop zur Identifikation von Handlungsfeldern durchgeführt. Wie dieser gestaltet war können Sie der folgenden Präsentation entnehmen - nutzen Sie die Impulse für die Gestaltung Ihres eigenen Umsetungsprozesses.
Sie haben die Wahl:
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