Führungsverhalten
- In regelmäßigen Einzelgesprächen, zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitenden, sollen Abstimmungen über Aufgaben, Zufriedenheit, Belastungen und Veränderungsmöglichkeiten erfolgen und zu einer besseren Rückmeldung über die erbrachten Leistungen führen.
- Beonderes Engagement von Mitarbeitenden soll von den Führungskräften angemessen gewürdigt werden. Dies kann z.B. in Form von Lob aber auch kleineren Anerkennungen erfolgen.
- Die Feedbackkultur im Allgemeinen soll durch die Bereitstellung von Feedback-Tools und Entwicklung von Feedback-Leitlinien verbessert werden.
- Es wurde in Zusammenarbeit mit einer externen Moderation eine Analyse der Arbeits- und Führungskultur durchgeführt. Daraus wurden konkrete Maßnahmen für die weitere Zusammenarbeit abgeleitet.
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In Abt. 70 wurden Teambezogene Umfrage mit der Software Edkimo erstellt. Ziel war es, zentrale Schwerpunktthemen zu vertiefen und gezielt Rückmeldungen aus dem Team einzuholen. Die Ergebnisse wurden im Rahmen eines Workshops im Februar 2024 genutzt, um Erfolge sichtbar zu machen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Das konkretisierte Feedback diente darüber hinaus als Grundlage in den Mitarbeitendenjahresgesprächen sowie im GFZ Ende 2024 und Anfang 2025.
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Im MRV Schloss Haldem wurde eine "Community of Practice (CoP)" eingerichtet. Monatlich erhatlen die Führungskräfte damit einen Rahmen um sich (moderiert) zu verschiedenen Themen auszutauschen und gemeinsam an Potenzialen zu arbeiten. Langfristig ist vorgesehen, dass die "CoP" selbstorganisiert erfolgt.
Handlungsspielraum
- Die Einrichtung spezifischer Rahmenbedingungen können Störungen bei besonders konzentrationsbedürftigen Aufgaben vermeiden: Zum Beispiel werden die Telefone in dieser Zeit auf andere Mitarbeitende umgestellt oder es werden spezielle Rückzugsorte dafür geschaffen. Gleichzeitig können die Telefone auch mit Anrufbeantwortern ausgestattet werden. Die Einrichtung von Sprechstundenzeiten konnte bereits positiv dazu beitragen, konzentrierte Arbeitszeiträume zu schaffen. Gleichzeitig wird auch das Home-Office von vielen Mitarbeitenden für diese konzentrationsintensiven Tätigkeiten aktiv genutzt.
- Das Einrichten eines Stationssekretariates sorgt im Klinik-Alltag für Entlastung. Auch werden Stationstelefone vom Management in der Zeit der Versorgung übernommen, sodass die entsprechenden Kolleg:innen währenddessen störungsfrei arbeiten können.
Hierarchieerleben
- Die Ausweitung von Entscheidungskompetenzen auf untere Führungsebenen hat neben dem positiven Effekt auf das Hierarchieerleben ebenso einen positiven Einfluss auf die flexible Handlungsfähigkeit bei neuen Herausforderungen.
- Mitarbeitende werden durch verschiedene Beteiligungsmöglichkeiten in Entscheidungen eingebunden. Hierzu gehören beispielsweise die Implementierung eines Wissensmanagements oder die Mitarbeit in internen Arbeitsgruppen.
Interne Kommunikation
- Durch die Nutzung von Meistertask als Steuerungsboard für die Ziele soll eine Verbesserung der internen Kommunikation erreicht werden.
- Eine Verbesserung der internen Kommunikation soll durch regelmäßigere Austauschformate erfolgen. Hier erfolgen die Sachbereichsbesprechungen zukünftig in einem kürzeren Zyklus und die Informationen der Abteilungsbesprechungen werden direkt an die Mitarbeitenden weitergeleitet.
- Ein weiterer Sachbereich bietet Möglichkeiten zu Hospiationen in anderen Sachbereichen an. Dies soll den Austausch zwischen diesen fördern und den Zugang zu Informationen, die für die tägliche Arbeit benötigt werden, erleichtern.
- Die interne Kommunikation soll durch einen einfachen Zugriff auf alle benötigen Informationen verbessert werden. Hierzu wird ein Wissensmanagement implementiert. Notwendige Schritte sind der Aufbau der Plattform, die Definition einer Ablagestruktur, das Sammeln, Prüfen, Zusammenfassen und Ablegen von Inhalten.
- Um den Mitarbeitenden auf dem Gelände (Service-Kräfte, Vorführer:innen, Vermittler:innen) zu erleichtern Wünsche, Vorschläge und Auffälligkeiten vorzubringen, wird ein schriftliches Meldewesen eingeführt und erprobt.
Leistung und Entlohnung
- Im MAG (Mitarbeitendengespräch) wird über Tätigkeiten, Fähigkeiten und auch die persönliche Weiterentwicklung gesprochen, die zu Veränderungen bei Stellenvakanzen führen könnten.
- Die gesamten Tätigkeiten innerhalb eines Referates wurden noch einmal genau betrachtet und nach Wertigkeit auf die verschiedenen Entgeltstufen verteilt.
- Entwicklung eines Projektes in welchem ermittelt wird welche Aufgabenfelder für Nachwuchskräfte geeignet sind. Dadurch wird die Verantwortungsübernahme gestärkt und gleichzeitig werden die Hierarchieebenen flacher.
Vereinbarkeit Beruf und Privatleben
- Es wurden verschiedene Modelle zum Abbau von Überstunden aufgezeigt. Die Motivation der Mitarbeitenden zum Abbau der Überstunden wurde erhöht, indem die Höchstgrenze von Überstunden reduziert wurde. Dieses Vorhaben wird durch individuelle Vertretungsszenarien unterstützt, sodass weniger Überstunden aufgebaut werden.
- Es wurde die Möglichkeit zur Arbeit im Home-Office sowie die Inanspruchnahme von flexiblen Arbeitszeiten eingerichtet.
Verbundenheit zum eigenen Arbeitsbereich
- Überarbeitung des Onboarding-Prozesses: Verbesserung der Willkommenskultur für neue Kolleg:innen durch die Einführung einer persönlichen Begrüßung, mindestens durch die Referatsleitung.
- Newsblogartikel im abteilungsinternen Intranet: Hier wird über die Arbeit von einzelnen Mitarbeitenden oder Teams berichtet. Fotos zu dem jeweiligen Artikel verringern die Anonymität unter den Mitarbeitenden.
- Besonderes Engagement von Mitarbeitenden oder Gruppen wird durch die Verleihung eines Abteilungs-Oskars gewürdigt. Die Vorschläge stammen von den Mitarbeitenden der Abteilung selbst. Diese Verleihung wird wiederum im Newsblogartikel präsentiert.
- Führung auf Zeit: Befristete Leitungsaufgaben, beispielsweise im Rahmen von Schwangerschafts- oder Krankheitsvertretungen, werden gezielt ausgeschrieben. Diese temporären Führungsrollen bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, praktische Erfahrungen in einer Leitungsfunktion zu sammeln und sich in der Rolle auszuprobieren. (Abt. 60)
Zielklarheit in der Arbeit
- Einführung eines einheitlichen Projektmanagements: In mehreren Workshop-Terminen wurde eine einheitliche Projektstruktur erarbeitet: Auftraggeber, Projektleitung, Team, Ziele, Meilensteine, Zeitplan, Ressourcenmanagement, Projektbesprechung mit einheitlicher Protokollierung. Einführung eines Projektsteuerungsgremiums, das für alle Referate und Sachbereiche die Ressourcen für neue Projekte freigeben muss. Innerhalb der Projektarbeit wird hierarchiefrei gearbeitet, das heißt, alle relevanten Personen werden an Entscheidungen beteiligt.
- Priorisierung der Aufgaben zur Steigerung der Effizienz auf Basis von monatlichen Auswertungen von Sachständen.
Entwicklung eines On-Boardingkonzeptes in der LWL-Kulturabteilung
Im Anschluss an die MAB 2020 wurde in der LWL-Kulturabteilung ein neues Onboardingkonzept für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender entwickelt. Dazu wurde zunächst ein interner Workshop der kompletten Kulturabteilung organisiert. Dabei wurden Fokusthemen erarbeitet, die im weiteren Verlauf in kleineren Teams eigenständig fortgeführt und in der LWL-Kulturabteilung etabliert werden sollten. Das Thema "Onboarding" war eins davon. Ein Dreierteam nahm sich dieser Thematik zur Ausarbeitung eines Konzeptes an.
Strategische Gestaltung: Die Mitarbeitenden hatten bei der Entwicklung eines Onboardingkonzepts totale Freiheit und wurden von dem Referatsleiter bei Bedarf unterstützt. Es gab drei Check-in Termine mit der Referatsleitung, bei denen die Zwischenstände sowie am Ende das finale Konzept vorgestellt wurde, bevor alles in einem nächsten Schritt der gesamten Referatsleitung vorgestellt wurde. Operativ hat sich das Dreierteam in einem Zeitraum von knapp drei Monaten immer wöchentlich zu einem kompakten Update-Meeting getroffen und hat dabei die nächsten Schritte und Arbeitspakete verteilt. Als Ergebnis lag eine Power Point und ein One Paper vor, was das finale Onboardingkonzept darstellte.
Hier zwei Vorlagen, die in diesem Prozess entstanden sind:
Einführung eines Newsletters beim LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb
Der LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb nahm sich nach der MAB 2020 als Ziel vor, die interne Kommunikation zu verbessern. Dazu wurden zwei Maßnahmen eingeführt: Ein Newsletter der Betriebsleitung und eine Email-Adresse für Verbesserungsvorschläge.
Veränderungsprozess in den Einrichtungen in Marsberg
In Marsberg etablierte der dortige Lenkungskreis umfassende, strukturelle Maßnahmen für den Umgang mit den Befragungsergebnissen. Es wurden viele Austauschmöglichkeiten durch Workshops und Open Space Veranstaltungen geschaffen.
Durchführung eines Workshops im Sachbereich 310 Kinder- und Jugendförderungen
Wie kann man gemeinsam am besten aus den Ergebnissen der MAB geeignete Maßnahmen für den eigenen Bereich entwickeln?
Wer sollte beteiligt werden und wie können wir nochmal aus aktueller Perspektive auf die Themenbereiche schauen?
Im Sachbereich 310 Kinder und Jugendförderungen wurde ein Workshop zur Identifikation von Handlungsfeldern durchgeführt. Wie dieser gestaltet war können Sie der folgenden Präsentation entnehmen - nutzen Sie die Impulse für die Gestaltung Ihres eigenen Umsetungsprozesses.
Sie haben die Wahl:
Setzen Sie sich im nächsten Schritt mit hilfreichen Werkzeugen für die Prozessgestaltung und Moderationstechniken auseinander oder gehen Sie zurück zur Startseite. Alternativ gehen Sie über das Inhaltsverzeichnis in ein Kapitel Ihrer Wahl.
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