LWL-weite Themen
- Die Evaluation der Rückmeldungen zu abgeleiteten Maßnahmen und die Ergebnisse aus der MAB 2023 haben gezeigt, dass das Thema Belastungen für die Beschäftigten im LWL eine besondere Relevanz hat. Daher wurde im April 2024 die MAB-Themenwoche „Belastungen“ durchgeführt, an welcher eine Teilnahme aller Mitarbeitenden möglich war. Ziel der Themenwoche war die Förderung des übergreifenden Austauschs zum Thema „Belastungen“ in verschiedenen Formaten. Die Gewinnung neuer Erkenntnisse sowie die Weitergabe von Impulsen zum Umgang und zur Prävention von Belastungen standen hierbei im Fokus.
- Auch in den Rückmeldungen zur Beteiligung und Mitbestimmung konnte der Wunsch und das Potenzial zur Verbesserung der Mitwirkungsmöglichkeiten herausgelesen werden, welches wiederum auf übergreifender Ebene als wichtiger Impuls zu einem weiteren Ausbau des Innovationsmanagments beigetragen hat.
Weitere übergeordnete Maßnahmen zu LWL-weiten Themen sind aktuell in der Bearbeitung.
Arbeitszufriedenheit
- Eine Intensivierung von Teambildungsmaßnahmen soll zu einer gesteigerten Arbeitszufriedenheit führen. Ziel ist es, für die Beschäftigten interessante Formate zu schaffen, wie z.B. Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge. Hierbei steht die konzeptionelle Weiterentwicklung im Fokus.
- Einführung von "Exit-Interviews" zur systematischen Erfassung von Austrittsgründen: In einzelnen Einrichtungen und Abteilungen wird im Rahmen des Offboardings von der dort zuständigen Personalentwicklung verstärkt auf strukturierte Austrittsgespräche ("Exit-Interviews") gesetzt. In diesen Gesprächen werden Austrittsgründe erfragt und das Erleben der Beschäftigung mit positiven wie negativen Aspekten reflektiert. Die Erkenntnisse der Exit-Interviews können dann für gezielte Maßnahmen zur Personalbindung genutzt werden.
- "Perspektivwechseltage" wurde im MRV Schloss Haldem eingeführt, um die Arbeitsbereiche der unterschiedlichen Berufsgruppen kennenzulernen. Mitarbeitende haben an bestimmten Tagen im Jahr die Möglichkeit für bis zu drei Stunden in anderen Bereichen zu hospitieren.
Beteiligung und Mitbestimmung
- Einmal monatlich wird eine digitale, thematisch orientierte, ca. 1-stündige Inforunde für alle Mitarbeiter:innen angeboten.
- Schaffung eines Verständnisses für die Strategien und Ziele des Dezernats durch einen gezielteren Transport der Dezernatsvision und Übersetzung für die eigene Organisation.
- Stärkere Einbeziehung der Beschäftigten in die Entscheidungsfindung: Bei der Einführung neuer Verfahren oder Prozesse werden verschiedene Personen einbezogen.
- Durch die Überarbeitung und Verbesserung von Struktur, Inhalt und Zeitmanagement der regelmäßigen Austauschformate sollen die Mitarbeitenden in übergeordete Entscheidungen, die ihren eigenen Arbeitsbereich betreffen, besser einbezogen werden. Aus den Austauschterminen sollen sich klar formulierte und allen bekanntgemachte Konsequenzen für das weitere Handeln ergeben.
- Informationen und Gesprächsangebote für Beschäftigte werden intensiviert: Angebot von halbjährig stattfindenden Gruppengesprächen zwischen der Direktion und Beschäftigten verschiedener Arbeitsbereiche. Angebot an alle Mitarbeitenden eines definierten Arbeitsbereichs im Freizeitbereich der Klinik unter dem Motto "Was mich immer schon störte, was ich immer schon mal loswerden wollte".
- Einführung einer digitalen "Ideen-Box": Im Intranet wurde eine Ideen-Box eingerichtet. Hier können mittels Onlineformular Ideen, Verbesserungspotentiale oder Lösungsvorschläge anonym eingebracht werden.
Belastungen
- Die Personalstruktur wird angepasst, um die Arbeitsbelastung zu verringern. Dies geschieht durch die kontinuierliche Besetzung von offenen Stellen, die Etablierung einer eigenen Rechenstelle, die Etablierung eines Fallmanagements in der Laufbahngruppe 1 und das Einführen einer weiteren Gruppe inklusive eigener Gruppenleitung. Auch können die Mitarbeitenden durch das Einstellen neuer FSJ-Leistender entlastet werden.
- Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden wird optimiert, indem die bestehende Einarbeitungscheckliste weiterentwickelt wird. Weiter werden Workshops zu den Hauptaufgaben des Sachbereichs durch die Führungskraft durchgeführt. Für das tägliche Geschäft werden die einzuarbeitenden Mitarbeitenden zu Vertretungsteams zugeordnet.
- Ebenfalls soll eine Bearbeitung der Standards und Verfahren die Belastungen verringern. Dies umfasst eine Veraschlankung der Bearbeitungsprozesse und den Aufbau einer Dokumentensteuerung. Darüber hinaus wird eine arbeitserleichternde Software zur Wissenssicherung implementiert. Die Führungskräfte sollen dahingehend auch noch eine Fortbildung erhalten.
- Im April 2024 wurde auf dem Gelände des MRV Schloss Haldem ein neues FlexOffice eingerichtet. Der modern ausgestattete Arbeitsplatz steht allen Mitarbeitenden zur flexiblen Nutzung zur Verfügung. Er kann zum Beispiel für konzentriertes Arbeiten oder als Ausweichmöglichkeit bei Engpässen im eigenen Bürobereich genutzt werden. (MRV)
- Die Mitarbeitenden und Patientinnen des MRV Herne haben gemeinsam einen Grillofen im Freihof erbaut. Daraus soll sich eine Gruppe etablieren, welche in regelmäßigen Abständen Sport treibt und anschließen gesunde Mahlzeiten zubereiten. Das Ziel ist es die Beschäftigten zu binden und zu Motivieren.
Bindung zum LWL
- Angemessene Würdigung von Anlässen wie Dienstjubiläen, Events usw.: Es wurde in einem bestimmten Bereich zusätzlich ein 10-jähriges Dienstjubiläum eingeführt. Es finden jährliche Mitarbeitendenfeste statt und es wurden in der Coronazeit zu Weihnachten bzw. Neujahr zusätzlich Einkaufsgutscheine verteilt aufgrund der überdurchschnittlichen Belastung.
- Einführung eines Geburtstagsschreibens für alle runden Geburtstage im Dezernat.
- Einführung von Thementalks für einen niedrigschwelligen und abteilungs-/dezernatsübergreifenden Austausch, zur Einbindung der Beschäftigten in Entscheidungsfindungsprozesse.
- Regelmäßige offene Sprechstunden für alle Beschäftigten sollen ermöglichen auf ein Abfallen der Zufriedenheit rechtzeitig reagieren zu können.
- Eine Überarbeitung und Aktualisierung des Onbaording-Konzepts soll zu einer stärkeren Bindung von neuen Beschäftigten führen.
- Eine erhöhte Wertschätzung der Mitarbeitenden durch schnellere Abläufe, Organisation und Bearbeitung der Personal- und Organisationsangelegenheiten soll zu einer gesteigerten Bindung beitragen. Hierfür sollen automatisierte Verfahren (schnelle Bearbeitungszeiten, weniger Fehler etc.), eine Beschleunigung der Stellenausschreibungen und Stellenbewertungen sowie eine Einführung eines Fristenkatalogs genutzt werden.
Digitalisierung
- Durch die zusätzliche Beschaffung von Headsets und Kameras sollen die Arbeitsplätze so ausgestattet sein, dass sie den aktuellen digitalen Anforderungen gerecht werden.
- Es soll erweiterte Fortbildungsangebote zur Ausweitung der digitalen Kompetenzen der Mitarbeitenden geben.
- Schaffung eines Intranet- und Bibliotheksrecherchearbeitsplatzes für Kulturvermittler:innen und Saisonkräfte.
Entwicklungsmöglichkeiten
- Zur Transparenz über mögliche Veränderungs- und Karrieremöglichkeiten werden Entwicklungsmöglichkeiten an konkreten Beispielen verdeutlicht.
- Mitarbeitende sollen aktiv auf offene Stellen aufmerksam gemacht werden.
- Es besteht das Angebot an der Potenzialanalyse Führung teilzunehmen.
Erlebte Fairness
- Einrichtung eines Huddle Boards: Hierüber werden Aufgaben visualisiert, um die Verbindlichkeit der Aufgabenwahrnehmung zu steigern. Dafür soll das Board präsent für alle Mitarbeitenden plaziert sein (z.B. im Stationszimmer). Darüber hinaus kann dieses auch für tagesaktuelle Themen genutzt werden.
- Führungskräfte sollen eine Fortbildung erhalten, um im Umgang mit unterschiedlichen Leistungsniveaus im Team geschult zu werden.
- Für individuelle Fälle mit strukturellen Benachteiligungen werden Lösungen gefunden, die dann wiederum auf die allgemeine Struktur übertragen werden können.
Entwicklung eines On-Boardingkonzeptes in der LWL-Kulturabteilung
Im Anschluss an die MAB 2020 wurde in der LWL-Kulturabteilung ein neues Onboardingkonzept für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender entwickelt. Dazu wurde zunächst ein interner Workshop der kompletten Kulturabteilung organisiert. Dabei wurden Fokusthemen erarbeitet, die im weiteren Verlauf in kleineren Teams eigenständig fortgeführt und in der LWL-Kulturabteilung etabliert werden sollten. Das Thema "Onboarding" war eins davon. Ein Dreierteam nahm sich dieser Thematik zur Ausarbeitung eines Konzeptes an.
Strategische Gestaltung: Die Mitarbeitenden hatten bei der Entwicklung eines Onboardingkonzepts totale Freiheit und wurden von dem Referatsleiter bei Bedarf unterstützt. Es gab drei Check-in Termine mit der Referatsleitung, bei denen die Zwischenstände sowie am Ende das finale Konzept vorgestellt wurde, bevor alles in einem nächsten Schritt der gesamten Referatsleitung vorgestellt wurde. Operativ hat sich das Dreierteam in einem Zeitraum von knapp drei Monaten immer wöchentlich zu einem kompakten Update-Meeting getroffen und hat dabei die nächsten Schritte und Arbeitspakete verteilt. Als Ergebnis lag eine Power Point und ein One Paper vor, was das finale Onboardingkonzept darstellte.
Hier zwei Vorlagen, die in diesem Prozess entstanden sind:
Einführung eines Newsletters beim LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb
Der LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb nahm sich nach der MAB 2020 als Ziel vor, die interne Kommunikation zu verbessern. Dazu wurden zwei Maßnahmen eingeführt: Ein Newsletter der Betriebsleitung und eine Email-Adresse für Verbesserungsvorschläge.
Veränderungsprozess in den Einrichtungen in Marsberg
In Marsberg etablierte der dortige Lenkungskreis umfassende, strukturelle Maßnahmen für den Umgang mit den Befragungsergebnissen. Es wurden viele Austauschmöglichkeiten durch Workshops und Open Space Veranstaltungen geschaffen.
Durchführung eines Workshops im Sachbereich 310 Kinder- und Jugendförderungen
Wie kann man gemeinsam am besten aus den Ergebnissen der MAB geeignete Maßnahmen für den eigenen Bereich entwickeln?
Wer sollte beteiligt werden und wie können wir nochmal aus aktueller Perspektive auf die Themenbereiche schauen?
Im Sachbereich 310 Kinder und Jugendförderungen wurde ein Workshop zur Identifikation von Handlungsfeldern durchgeführt. Wie dieser gestaltet war können Sie der folgenden Präsentation entnehmen - nutzen Sie die Impulse für die Gestaltung Ihres eigenen Umsetungsprozesses.
Sie haben die Wahl:
Setzen Sie sich im nächsten Schritt mit hilfreichen Werkzeugen für die Prozessgestaltung und Moderationstechniken auseinander oder gehen Sie zurück zur Startseite. Alternativ gehen Sie über das Inhaltsverzeichnis in ein Kapitel Ihrer Wahl.
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